Le fonctionnement de la Société est régi par les statuts. Ceux-ci constituent un cadre laissant certaines imprécisions auxquelles le règlement intérieur doit pallier.
Le règlement intérieur respectant rigoureusement le texte des statuts, ses paragraphes portent le même numérotage.
ARTICLE I
La Société des Amateurs de Jardins Alpins a pour but de réunir toutes personnes s’intéressant aux plantes alpines et de rocailles et à leur culture, en vue de l’étude de ces plantes, de leur diffusion et de leur protection.
Elle est régie par la loi du 1er juillet 1901 sur les associations sans but lucratif.
ARTICLE II
La durée de l’association est illimitée.
ARTICLE III
L’association a son siège social au Muséum d’Histoire Naturelle 43 rue Buffon 75005 Paris.
ARTICLE IV
Les moyens d’action de la Société des Amateurs de Jardins Alpins sont :
1°) Les publications
2°) Les expositions
3°) Les conférences
4°) L’organisation de sections régionales ou de groupements spécialisés
5°) Les excursions
6°) Les échanges de graines
7°) La Foire aux plantules
8°) Toutes autres manifestations
1°) Publications : le Rédacteur en chef des Publications est assisté d’un Comité scientifique dont la désignation des membres relèvent du Conseil d’Administration. Il se charge de l’édition d’une ou plusieurs publications périodiques servant de liaison entre les membres et éventuellement de tous ouvrages conformes aux buts de l’Association.
2°) Expositions : Au moment opportun, le Conseil prendra toute décision pour organiser les expositions répondant aux objectifs de la SAJA et dans le cadre de crédits disponibles.
3°) Conférences : Il appartient au Conseil de fixer le programme des conférences, tous les membres de la SAJA étant invités à faire leur proposition, dates, thèmes, conférenciers…….
4°) Organisation de Sections régionales ou de groupements spécialisés : Le Conseil prendra en temps utile, toute décision quant aux relations de la SAJA avec tout groupement spécialisé.
5°) Excursions et Voyages ou Sessions botaniques :
Excursions organisées par le bureau et pour l’ensemble de la Société : Le bureau désigne un responsable pour chacune des excursions ou des voyages. La SAJA organise dans le cadre de ses activités, des excursions, des voyages à l’échelon national et international, les sections régionales peuvent également faire profiter leurs membres de sorties là où existe un centre d’intérêt botanique ou horticole.
Les excursions intéressant l’ensemble des membres de la Société seront annoncées dans le bulletin au moins six mois avant le départ, par le responsable du Service des Excursions qui publiera un programme sommaire du déplacement, avec les dates précises pour que chacun puisse prendre les dispositions nécessaires pour y participer. Ce responsable sera désigné chaque année par le Conseil d’Administration de la SAJA et s’engagera à effectuer les démarches et enquêtes nécessaires pour que l’excursion ou le voyage se déroule dans les meilleures conditions et au meilleur prix. Il rendra compte au Conseil de ses démarches et de leur progression. ll sera habilité à demander aux Sociétaires qui désirent participer à l’excursion projetée des acomptes avec l’inscription initiale, puis le règlement du solde avant le départ, pour éviter tout retard de règlement par la suite.
Une assurance, prise par la SAJA, doit couvrir les accidents qui pourraient survenir au cours de l’excursion ou du voyage. Le responsable de l’excursion ou du voyage sera habilité à traiter directement avec les sociétés de transport, les agences de voyages, les transporteurs agrées, les hôtels et restaurants et tous les autres correspondants. Les frais engagés par lui pour la rédaction et l’envoi des circulaires et pour la correspondance lui seront remboursés par la SAJA, sur présentation d’un justificatif.
La Société ne pouvant engager des dépenses que dans l’intérêt de tous les Sociétaires, le responsable des excursions et des voyages devra veiller à ce que ce poste ne soit jamais en déficit et versera après chaque excursion, au Trésorier de la SAJA, le montant du trop-perçu,
néanmoins une réserve de fonctionnement est acceptée.
Pour tout litige, le Conseil d’Administration de la Société sera seul compétent et le responsable du Service des Excursions et des Voyages devra lui rendre compte de sa gestion.
En ce qui concerne les excursions organisées par les Sections, l’organisation des déplacements touristiques devra être calquée sur le règlement stipulé ci-dessus mais en aucun cas, la SAJA ne saurait être rendue ou reconnue responsable de tout accident ou incident qui pourrait se produire à l’occasion d’un voyage. Une assurance générale est prise pour toutes les activités organisées par la SAJA et par ses sections. L’assureur demande à ce
qu’il n’y ait qu’un intermédiaire entre la SAJA et les sections et chaque responsable de section devra, une fois par an, signaler à cet intermédiaire les activités prévues dans l’année, afin d’obtenir une attestation d’assurance.
Les excursions et voyages sont, en principe, réservées aux adhérents de la Société ayant acquitté le montant de leur cotisation annuelle Ils ont une priorité absolue d’inscription jusqu’à la date limite fixée par l’organisateur. Au-delà de cette date, ils perdent leur priorité. Les personnes étrangères à la Société peuvent postuler pour participer à l’excursion ou au voyage, si elles en admettent le but et le règlement et si elles n’entravent pas sa bonne marche. Il pourra leur être demandé dans certain cas un léger supplément si elles ne désirent pas adhérer à la SAJA. Il est demandé aux sections de faire part au C.A du nombre de participants à ces voyages et de présenter une fois par an, les comptes, lors de l’Assemblée générale afin d’établir un bilan global d’activités et des finances.
Les sorties en montagne et ceci est valable pour les paragraphes a) et b) sont réservées à des personnes suffisamment entrainées à la marche et à l’altitude. Toute personne, non entrainée qui se joindrait délibérément au groupe en sachant que sa forme physique est insuffisante, ne saurait être prise en charge par les autres membres de l’excursion et la SAJA ne saurait être rendue responsable de la défaillance individuelle qu’elle pourrait subir.
Le responsable de l’excursion se réserve le droit de ne pas accepter au départ des personnes qui seraient mal équipées et, en particulier mal chaussées. Il est rappelé que les personnes chaussées de souliers bas, ou d’espadrilles ou de tennis ne sont pas acceptées en excursion SAJA.
Pour un désistement injustifié, il sera demandé le remboursement des frais engagés.
6°) Echanges de graines : Ils sont réservés aux membres de la SAJA, ils devront couvrir les frais d’organisation et ne pourront en aucun cas, occasionner quelque déficit que ce soit.
7°) Echanges de plantes- Foire aux plantules : Sont soumis aux mêmes spécifications que celles énoncées au paragraphe 6 précédent.
8°) Autres manifestations : Le conseil est habilité à décider, organiser, toutes manifestations utiles dans la cadre des activités mentionnées à l’article 1 des statuts.
9°) Publicité : la Société peut, afin d’augmenter le nombre d’adhérent, avoir recours à la publicité quelques soient les supports.
ARTICLE V
La société se compose des Membres d’honneur, Membres bienfaiteurs, Membres actifs, Membres adhérents.
1°) Membres fondateurs qui sont à l’origine de notre Société.
2°) Le titre de Membres d’honneur est une distinction décernée par l’Assemblée générale sur proposition du Conseil d’administration.
3°) Les Membres actifs sont des personnes physiques ou morales qui, ayant manifesté le désir d’appartenir à l’association, ont vu leur candidature acceptée par le Conseil d’administration et ont pris l’engagement de verser annuellement une cotisation.
4°) Les Membres bienfaiteurs sont des membres actifs payant une cotisation supérieure à celle des membres actifs, au-dessus d’un minimum, fixé par le Conseil d’administration.
5°) Les Membres adhérents sont des personnes physiques ou morales acquittant une cotisation à taux réduit. Il appartient au Conseil d’administration de la SAJA de décider des conditions d’adhésion.
6°) Les Membres jeunes jusqu’à 25 ans, à cotisation réduite.
ARTICLE VI
Cotisations : les cotisations sont exigibles dès le 1er octobre de chaque année. Elles doivent être réglées courant octobre. Les nouveaux adhérents doivent acquitter la cotisation de l’année en cours. Dés notification de son admission par le Conseil d’administration, le nouveau membre recevra les bulletins publiés depuis le début de l’année en cours. Les cartes d’adhérents sont nominatives et rigoureusement personnelles.
ARTICLE VII
La qualité de Membre de la Société se perd :
1°) Par décès.
2°) Par démission.
3°) Par la radiation prononcée par le Conseil d’administration pour non-paiement de cotisation ou pour motif grave, le Membre intéressé ayant été admis à fournir des explications.
ARTICLE VIII
Conseil d’Administration et Bureau
1°) Conseil d’Administration :
La présence aux réunions du Conseil est obligatoire pour les Membres qui le composent. Le procès-verbal de chaque séance doit mentionner le nom des présents, des absents excusés et des absents non excusés. Tout Membre du Conseil qui aura manqué à trois séances dans l’année, sans excuse reconnue valable, par la moitié au moins des Membres présents, sera considéré comme démissionnaire.
Les délibérations du Conseil sont valables si la moitié au moins des Membres sont présents.
Les fonctions d’Administrateurs étant bénévoles, aucune rétribution ne pourra être accordée. Certains frais de mission seront remboursés à un Administrateur sur justification détaillée, après signature du Président ou de son mandataire, qui pourrait être le Secrétaire général. Ces débours seront acquittés par le Trésorier.
2°) Bureau :
Le Bureau se réunit, en tout ou partie, sur convocation du Président, aussi souvent que celui-ci le juge utile. Il peut- être complété suivant l’ordre du jour, par un ou plusieurs experts, administrateurs ou non.
3°) Commissions :
Le Conseil d’Administration pourra constituer des Commissions ad hoc en son sein ou en faisant appel à d’autres Membres de la Société et au besoin, à des étrangers, chaque fois que cela lui paraitra utile.
Commission de contrôle :
Constituée de trois Membres : le Président, le secrétaire, un rapporteur, élus par l’Assemblée générale, elle a pour mission d’examiner les comptes du Trésorier et éventuellement du Bibliothécaire, lesquels lui communiquent tous les documents et renseignements nécessaires. Elle est réunie à l’initiative de son Président, tient procès- verbal de ses réunions et présente un rapport à l’Assemblée Générale.
4°) Présidence :
Le Président dirige les travaux de la Société ; il ouvre et lève les séances, en assure la police et conduit les délibérations. Il représente la Société et préside le Conseil d’Administration et le Bureau, ainsi que les commissions s’il participe à leur travaux, sa voix est prépondérante en cas de partage. En cas d’empêchements, le Président est remplacé par l’un des Vice-Présidents qui dispose alors des mêmes pouvoirs.
5°) Secrétariat :
Dirigé par le Secrétaire Général, assisté du Secrétaire, il rédige les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée générale, du Conseil d’Administration et du Bureau, assure l’envoi des convocations et des Bulletins, la correspondance, ainsi que la conservation des archives. Le Secrétaire général veille, conjointement avec le Trésorier, à la tenue des fichiers contenant les noms, prénoms et domicile de chacun. Il fait partie de droit de toutes les Commissions et Sections, sauf la Commission de Contrôle. Il est chargé de l’application des statuts et du règlement intérieur.
6°) Trésorerie- Ordonnancement des dépenses :
Le trésorier est chargé du recouvrement de toutes sommes dues à la Société et de la tenue des écritures comptables. Il règle les dépenses ordinaires qui sont celles prévues au budget approuvé par l’Assemblée générale et les dépenses extraordinaires suivant décision du Conseil d’Administration. Le Conseil d’Administration peut donner pouvoir au Président et au Secrétaire général pour ordonnancer dans certaines limites.
7°) Bibliothèque–Photothèque :
Le Bibliothécaire est chargé du classement et de la conservation de la bibliothèque et de la photothèque et éventuellement de l’utilisation des crédits votés par le C.A sur proposition du bureau (abonnements, achats, entretien des livres, revues et tous documents.
ARTICLE IX
Le Consil d'Administration créée et organise des Sections régionales et des groupements spécialisés en vue de faciliter le développement de la Société.
Tous les membres de la Société sont admis à faire partie d’une Section ou d’un Groupement de leur choix. Ces Sections et Groupements pourront disposer d’une certaine autonomie, pour l’organisation de conférences, expositions et excursions. Ils seront dirigés par un Président qui participera à titre consultatif au Conseil de la Société. Ils recevront par délégation du bureau de la Société, une responsabilité totale en ce qui concerne leur secrétariat. Toutefois la perception des cotisations et la distribution des bulletins restent centralisées au Siège, le Bureau en assurant correspondance et distribution. Si les sections ont une activité demandant une participation, le Conseil d’Administration étudiera leur demande.
Voyages et excursions organisés par la Section (cf Art 4-5°b)
Le Président ou son représentant prend totalement en charge l’organisation du déplacement, en tient la comptabilité et veille à ce que la responsabilité de la Société soit couverte par une assurance, soit dans le cadre d’un contrat global, souscrit par la Société, soit souscrite auprès d’un agent local. Dans la première hypothèse, la Section devra respecter rigoureusement les clauses de la police, un recours au Siège ne pouvant être admis.
ARTICLE X
Assemblée Générale :
L’Assemblée générale se compose de tous les Membres de l’Association. Elle se réunit au moins une fois par an sur convocation du Conseil. Elle pourra en outre être convoquée extraordinairement, soit par le Conseil, soit sur la demande du cinquième de ses membres. Les convocations, auxquelles sera joint l’ordre du jour arrêté par le Conseil, seront adressées aux Membres de la Société admis à l’Assemblée générale, quinze jours au moins avant la date fixée par l’Assemblée. Les Membres ne pouvant assister personnellement à l’Assemblée pourront voter par correspondance ou se faire représenter par tout autre membre de la Société, muni d’un pouvoir daté et signé de l’intéressé. Les délibérations de l’Assemblée générale sont prises à la majorité des voix, plus une et deviennent immédiatement exécutoires. En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante.
ARTICLE XI
L’Assemblée générale entend le rapport du Conseil d’Administration sur sa gestion et sur tous autres objets, statue sur les comptes de l’exercice clos, vote le projet de budget de l’exercice suivant, pourvoit au renouvellement des Membres sortants du Conseil, autorise tous achats importants, ventes ou emprunts et d’une manière générale délibère sur toutes propositions portées à l’ordre du jour et conforme aux buts de l’Association.
L’Assemblée doit se composer à peu près du cinquième des Membres en exercice, présents ou représentés régulièrement. Si cette proportion n‘est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle et cette fois, elle peut valablement délibérer à la majorité simple, quel que soit le nombre des Membres présents ou représentés.
L’Assemblée générale extraordinaire peut apporter aux Statuts toute modification reconnue utile, sans exception ni réserve. Elle peut décider la dissolution de la Société ou sa fusion avec d’autres associations poursuivant des buts analogues.
ARTICLE XII
Les ressourcent de la Société se composent :
1°) des cotisations de ses Membres
2°) de dons
3°) des subventions légales qui pourront lui être accordées.
4°) des intérêts, des placements et des revenus des biens qu’elle possède.
Les Membres ne peuvent prétendre à restitution des cotisations qu’ils ont versées ou des dons qu’ils ont consentis. En dehors du fonds de trésorerie nécessaire pour assurer le budget annuel de l’Association, les économies réalisées sur les ressources de la Société seront versées à un fond de réserve restant à la disposition du Conseil d’Administration en vue d’emploi ultérieur en rapport avec les buts de la Société.
ARTICLE XIII
En cas de dissolution, les biens de l’Association seront dévolus au Muséum d’Histoire Naturelle ou à toute autre Association ayant un but analogue. La décision devra être prise par l’Assemblée générale extraordinaire, ayant décidé la dissolution.
Mise à jour en Janvier 2012.
